Algumas pequenas empresas com vários locais pagam vendedores, fornecedores e prestadores de serviços de cada local. Quando isso ocorre, as empresas frequentemente duplicam esforços e funções. As empresas que centralizam o manuseio e o processamento desses pagamentos geralmente economizam tempo e dinheiro com o aumento da produtividade e eficiência.

Contadores e consultores se referem a essa prática como operações centralizadas de cobranças ou cobranças centralizadas.

Contas a pagar e contas a receber: desafios para as empresas

Uma empresa gera contas a pagar quando um vendedor ou fornecedor permite comprar produtos ou serviços em condições, em vez de pagar na entrega. Esses termos também são chamados de crédito comercial ou financiamento de fornecedores.

Quando um fornecedor envia uma fatura ou fatura para uma empresa, o contador da empresa registra essa fatura no sistema contábil como uma despesa após o recebimento. A despesa aparece na demonstração do resultado do período. O registro da fatura sem pagamento também a insere como uma conta a pagar, um passivo circulante, no balanço da empresa.

Nas contas a receber, a empresa tem cobranças que devem ser realizadas de clientes. Estas cobranças devem estar devidamente organizadas, garantindo que elas sejam cobradas e recebidas. Se há cobranças de diferentes unidades da empresa ou diferentes setores, a descentralização pode impedir a cobrança correta dos valores, e fazer a empresa perder dinheiro.

Com um sistema centralizado, as cobranças e pagamentos podem ser monitorados com mais organização, evitando que prazos sejam perdidos.

Centralização de cobranças

Ao centralizar cobranças, um sistema pode ficar mais confiável e mais fácil de administrar. (Foto: PYMNTS.com)

O que é cobrança centralizada?

Um sistema de cobrança centralizado agrega todas as funções de contas a pagar e a receber em um local centralizado com um grupo de funcionários. A equipe desempenha as funções de recebimento de faturas ou cobrança de faturas, compilação de pedidos de compra e de venda, aprovações de crédito comercial, rastreamento de contratos, monitoramento de estoque processamento de pagamentos de faturas, e mais.

Contas a pagar e a receber centralizadas surgem de contas a pagar inseridas, rastreadas e pagas de um sistema centralizado.

Operações de contas a pagar e a receber não centralizadas

Quando subsidiárias ou unidades de negócios têm nomes semelhantes e locais diversos, os fornecedores podem ter dificuldade em determinar para onde enviar uma fatura para pagamento. Empresas que tem várias unidades podem ter dificuldade para monitorar os estoques e as contas a receber de diferentes clientes.

Se um fornecedor atende vários locais, os problemas relacionados ao pagamento se multiplicam. O fornecedor pode precisar enviar uma fatura separada para cada local e aguardar o pagamento da mesma empresa principal, mas em várias transações, criando confusão e aumentando os custos nos dois lados da transação.

Se um cliente faz compras em diversas unidades e precisa pagar, ele pode ter problemas de saber quem vai receber os valores.

Quando vários locais pagam ou recebem contas, todas as pessoas envolvidas no processamento das contas a pagar devem receber treinamento adequado para entender e cumprir as diretrizes de processamento de contas a pagar da empresa.

Por que fazer um sistema centralizado de cobranças e pagamentos?

As empresas que estabelecem operações centralizadas de contas a pagar e a receber têm um custo de processamento por fatura menor do que um sistema descentralizado, pois se perde menos tempo procurando as contas a pagar e a receber.

A centralização pode ser obtida através de serviços online, serviços de intermediação de pagamento, planilhas, e softwares de contabilidade. A escolha fica diretamente sob sua escolha.

Ficou alguma dúvida? Deixe sua pergunta nos comentários abaixo!

Deixe um comentário

  • (não será divulgado)