Escrever recibos é um processo que muitas empresas precisam fazer, para seus próprios registros e para os de seus clientes. Os recibos variam em seu conteúdo e estilo e não há um padrão definido. Usar um modelo pode te ajudar a poupar tempo e garantir que seus direitos e do cliente são legalmente respeitados.

Neste artigo, vamos ensinar como escrever corretamente um recibo.

O que é um recibo?

Um recibo é um documento fornecido por uma empresa a seus clientes toda vez que um produto ou serviço é vendido. É uma prova de compra do comprador. Normalmente, ele mostrará:

  • A data e hora da compra
  • O número de itens comprados e totais de preços
  • O nome e a localização da empresa na qual os itens foram comprados
  • Impostos cobrados
  • Método de pagamento
  • Política do retorno ou devolução do produto

Geralmente é fornecido no ponto de venda em papel ou em formato eletrônico.

Quando preciso emitir um recibo padrão?

É recomendável que uma empresa emita algum tipo de recibo para todos os clientes. É fornecido sempre que um cliente paga por bens ou serviços oferecidos por uma empresa. Um recibo pode ser simplesmente assinar e datar uma fatura para mostrar que foi paga.

Um recibo também é uma documentação importante para manter seus registros comerciais e preparar suas declarações fiscais, por isso é vital que você mantenha cópias desses documentos arquivados com segurança.

Escrevendo recibo

Escreva um recibo corretamente para entregar ao seu cliente e confirmar a venda realizada. (Foto: Dreamstime)

Como fazer um recibo simples?

Se você vende um produto ou serviço, o recibo que você fornece ao seu cliente deve conter o seguinte:

Os detalhes da sua empresa, incluindo nome, endereço, número de telefone e / ou endereço de e-mail

A data da transação mostrando a data, mês e ano

Uma lista de produtos ou serviços mostrando uma breve descrição do produto/serviço e da quantidade vendida

O valor da transação com o valor total dividido para mostrar o valor líquido, o imposto e quaisquer descontos

O método de pagamento – ou seja, dinheiro, cartão de crédito ou débito etc.

Uma data para entrega do serviço ou do produto, caso não tenha sido entregue imediatamente.

Como emitir um modelo de recibo comum?

Existem várias maneiras de emitir um recibo. Um recibo pode ser emitido em papel ou eletronicamente. Pode ser manuscrito ou digitado.

1. Eletronicamente

Muitas caixas registradoras pequenas contêm impressoras embutidas para a produção de recibos. Eles também possuem um software que permite programar taxas e códigos de imposto diretamente no registro, para que todos os cálculos sejam feitos automaticamente.

Além disso, os recibos digitais são uma opção – esse método de fornecer um recibo está se tornando cada vez mais popular. Uma vez produzido, o recibo é enviado diretamente ao cliente. As ferramentas de contabilidade oferecem essa opção e são gratuitas para avaliação. É uma boa escolha se você deseja reduzir o tempo gasto com o administrador.

Através dos programas, os modelos são preenchidos automaticamente.

2. Papel

Se você não possui um software para produzir um recibo digital, um recibo manuscrito também funcionará. Um livro de recibos pode ser adquirido facilmente de papelarias e geralmente oferece duas cópias por recibo (uma para o cliente e a outra para seus registros). Como alternativa, existem vários modelos de recibo disponíveis online que você pode baixar para usar ou criar seu próprio modelo a partir do zero, no Microsoft Word, por exemplo.

O modelo mais simples tem as informações que citamos acima.

Preciso manter uma cópia de todos os recibos?

É aconselhável manter registros de todos os recebimentos pelo mesmo período de tempo em que outros documentos comerciais são mantidos, geralmente por um período de 5 anos. Este registro pode ser necessário na declaração dos seus impostos anualmente. Pode até resultar em um pagamento menor de impostos, ou ajudar a evitar o pagamento de multas e juros.

Ficou alguma dúvida? Deixem nos comentários suas perguntas e iremos responder!

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